A preparação de uma reunião exige uma preparação cuidadosa, tanto material como orçamentária. Para tanto, é aconselhável que o organizador da conferência, que seja uma empresa de organização de eventos, um diretor de hotel ou de uma empresa privada, busque os serviços de um intérprete consultor que o ajudará a escolher a modalidade de interpretação e os intérpretes mais adequados para a sua reunião.  Juntos poderão elaborar uma proposta correta, de acordo com a necessidade do público a quem se destina a interpretação.